La fonction de secrétaire paroissiale... un travail de "moine"

- Il y a des fonctions dans l’Eglise qui se repèrent facilement lors de nos célébrations : animateurs liturgiques, musiciens, choristes, animateurs de catéchèse…

- Il y a aussi celles dont nous accueillons les bienfaits : ouverture et fermeture des portes de l’église, nettoyage et fleurissement de l’église…

- Il y a des fonctions dont on devine l’existence  par les annonces faites à l’issue des messes : équipe de préparation des sacrements, mouvements au service de la prière et de la réflexion…

- Il y a celle aussi qui répond aux besoins de certaines personnes de notre communauté et au-delà : malades, personnes âgées, migrants…

Et il y a une fonction qui est connue des personnes traversant
le couloir du presbytère ou la salle St Luc :

c’est celle de secrétaire paroissiale*

Depuis 13 ans, Monique assure ce service avec beaucoup de rigueur, de discrétion et d’efficacité… 

Grâce à elle, en quelques minutes, le curé peut, par exemple :

• retrouver la date de baptême de telle ou telle personne née depuis 1937….  
• assurer que 14 jeunes ont célébré leur première communion en 1994 …
• que 15 jeunes ont professé leur Foi en 1957 …
• qu’en 2010, il y a eu 24 décès…
• etc, etc…

Oui ! peut-être merci à l’informatique - nous dira-t-on - mais surtout merci à Monique pour les heures et les heures passées dans les écritures et les fichiers informatiques, les dossiers, les cachets paroissiaux…
Et tout cela dans le silence du presbytère, ... un véritable travail de « moine ».
D’ailleurs, Monique vient du latin monos, qui veut dire moine, monastère et seul ; c'était peut-être sa vocation… ;-)

Le secrétaire paroissial*

C’est là une fonction administrative identifiée et spécifique, au service des paroisses, définie par le Droit de l’Eglise et les règles administratives.

Des droits et des devoirs s’attachent à ces fonctions... Celle-ci réclame des qualités propres : précision et rigueur, respect de la confidentialité, secret professionnel, signature faisant autorité.

Leur tâche principale comprend :

1. la tenue des registres et leur suivi, la rédaction et la délivrance des actes,
2. la constitution des dossiers préparatoires à un sacrement,
3. les notifications et transcriptions des sacrements,
4. la collecte des actes de baptême en vue de la première communion ou de la confirmation.

• La fonction de secrétaire de paroisse peut s’apparenter à celle d’un clerc de notaire. Les actes paroissiaux peuvent être comparés aux actes d’état civil. Ils doivent être rédigés à la main de façon très lisible et sans rature.
   

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  Seuls le prêtre et le secrétaire paroissial sont habilités à accéder aux registres, à créer de nouveaux actes, à fournir la copie d’un acte avec le sceau de la paroisse (les photocopies sont interdites) et à y apporter les annotations canoniques nécessaires, notamment les mariages et les confirmations.
   
• La consultation des registres n’est pas possible ; sauf pour ceux de plus de 100 ans (dans ce cas la présence du prêtre ou du secrétaire paroissial est nécessaire pour s’assurer qu’à l’issue de la consultation les registres sont restés intacts). Le lieu de dépôt des registres doit rester fermé au public.
   
• Pour exercer cette mission le secrétaire paroissial a, à sa disposition, un livre indispensable : le Directoire canonique et pastoral pour les actes administratifs des Sacrements. Il doit aussi en cas de difficulté concernant le droit des sacrements consulter le Chancelier du Diocèse (ou magistrat) et communiquer à ce dernier une copie de tous les actes rédigés pendant l’année. En fin d’année les statistiques de la paroisse lui sont communiquées.
   
• La présence des registres au presbytère atteste que la paroisse reste une paroisse, dans les zones rurales éloignées ils peuvent être transférés au presbytère du centre de l’ensemble paroissial et la paroisse devient alors un clocher.